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La Gestione Documentale


La gestione documentale consiste nell’elaborazione dei documenti digitalizzati in un apposito sistema allo scopo di associarli e collegarli in base ai dati che contengono, in maniera totalmente automatica. In questo senso è quindi è il completamento del processo che inizia con l’archiviazione documentale: se infatti quest’ultima consiste nel creare uno spazio digitale nel quale immagazzinare, correttamente indicizzate, le versioni digitalizzate dei documenti più diversi, la gestione documentale va molto oltre. Questo processo si rende utile sia per il trattamento dei flussi documentali relativi ai documenti cartacei (a seguito di un appropriato processo di digitalizzazione documenti), sia per governare il workflow documentale relativo a documenti digitali nativi – come quelli derivanti, ad esempio, dalle procedure di fatturazione elettronica secondo gli obblighi di legge.

Come funzionano i software per la gestione documentale?


Come abbiamo visto, i sistemi di lettura ottica possono permettere di estrarre automaticamente dalla scansione di un documento i dati significativi come indici di archiviazione – ad esempio i numeri di fattura, o i nomi dei clienti, o i codici prodotto; in alternativa questi dati possono essere immessi a mano da un operatore. In questo modo, l’archiviazione documenti diventa molto più facile.

In un sistema completo di gestione documentale questa procedura viene portata molto oltre. L’intero contenuto del documento digitale viene acquisito dal software, e quindi tutti i dati – letteralmente ogni numero e ogni parola – presenti diventano indici secondari associati al documento stesso. Questo permette alle soluzioni di gestione documentale di trovare molte applicazioni diverse:
  • Se una foto di un pezzo meccanico include il dettaglio della stampigliatura con il codice prodotto, il sistema può riconoscerlo, ed essere istruito ad utilizzare quel dato come indice. Ricercando quel codice prodotto, così, il software di gestione documentale restituirà anche la sua foto, oltre ai documenti nei quali il pezzo viene venduto o discusso, permettendo il document management di una gamma di documenti molto più ampia;
  • L’indice così ottenuto può essere utilizzato dal programma di gestione per decidere di associare – magari salvandoli in una stessa cartella dell’archivio – sia la foto del pezzo che il pdf del disegno tecnico, oltre al documento che ne contiene l’analisi tecnica, i brevetti, e qualsiasi altro carteggio relativo, compresa una fattura elettronica così come una cartacea. L’archivio diventa così intelligente, ossia capace di comprendere quali documenti siano fra loro collegati, facilitando enormemente il lavoro degli operatori in un’ottica che supera le esigenze di digitalizzazione documenti e conservazione digitale per passare al document management dell’intero workflow documentale.

I vantaggi della gestione documentale


I sistemi di gestione documentale possono davvero innalzare la produttività aziendale e l’efficienza di una gamma vastissima di attività. Ma quali sono, nella sostanza, i vantaggi della gestione documentale?
  • L'indicizzazione: ogni documento, oltre ai dettagli del proprio contenuto, è anche caratterizzato da una serie di informazioni (la data di creazione, il numero d'ordine, il codice cliente, l'identificativo di pratica...) che permettono di caratterizzarlo e identificarlo. Una delle funzioni basilari di un buon sistema di gestione elettronica documentale è quella di estrarre automaticamente (tramite tecnologia OCR) questi metadati dal documento durante la scansione, e assegnarli come “etichette” elettroniche che accompagnino il file digitale nell'archivio e ne permettano il recupero immediato da parte degli utenti. Il sistema documentale renderà così possibile agli utenti rintracciare immediatamente le informazioni che loro occorrono.
  • L'Integrazione: un buon sistema di gestione documentale deve entrare a far parte della normale metodologia lavorativa del personale, ed essere una risorsa e uno strumento, non un peso aggiuntivo. Per questo è fondamentale che il software documentale scelto si interfacci con qualsiasi applicazione utilizzata per il normale lavoro quotidiano (dal programma di videoscrittura al software gestionale) e permetta di archiviare e recuperare i documenti interrompendo il meno possibile il normale flusso del lavoro. Questo punto, che molti sottovalutano, è basilare per poter sfruttare davvero tutto il grande potenziale dei sistemi di gestione documentale; l’inserimento nell’effettivo workflow documentale dell’azienda, in un processo che deve essere fluido e passare dalla formulazione dell’ordine alla trasmissione delle specifiche di produzione fino alla fatturazione elettronica, è la maggiore sfida nella progettazione un qualsiasi sistema di gestione documentale.
  • L'archiviazione: esattamente come quando si gestisce a mano un archivio pieno di pratiche cartacee, anche quando si opera con un software di gestione documentale e si lavora con file digitalizzati l'elemento fondamentale è sempre lo stesso: la facilità di identificare e recuperare la documentazione necessaria in un preciso momento. La conservazione digitale, con un buon sistema, diventa non solo veloce, ma semplicissima.
  • La sicurezza: nei software documentali evoluti è prevista anche una precisa tracciabilità degli accessi ai file con un sistema di privilegi d'accesso, così da permettere la visione dei documenti soltanto a chi ne ha l'autorizzazione, e perfino assicurarne il passaggio nell'ordine corretto dall'una all'altra delle figure che possono, in molti casi, doverli utilizzare e modificare in un preciso ordine per portare a termine una pratica. In questo modo è inoltre garantita, in conformità con gli obblighi di legge, anche la privacy dei documenti digitali.

La flessibilità: Il document management deve necessariamente essere costruito intorno alla specifica situazione di ogni cliente: le necessità di archiviazione documentale delle pubbliche amministrazioni sono diverse dalle esigenze di digitalizzazione documenti di un’azienda privata, e dove quest’ultima può richiedere che l’intera procedura avvenga su piattaforma cloud – per seguire le proprie modalità di lavoro – le prime possono invece scoprire di poter avere i massimi vantaggi affidando l’intero lavoro in outsourcing. Se volete scoprire di più sui vantaggi della gestione documentale di cui potrebbe godere anche la vostra azienda, siamo a vostra disposizione.


Il nostro approccio alla gestione documentale


Occupandoci di lettura ottica e acquisizione dati, è naturale che progettiamo per la nostra clientela anche soluzioni personalizzate di gestione dei documenti digitali. Nonostante i punti fissi che abbiamo identificato, infatti, e che valgono per qualsiasi software documentale, la realtà lavorativa di ogni azienda ha delle caratteristiche e delle specificità che richiedono una progettazione personalizzata dei dettagli: l’introduzione della fatturazione elettronica ha sicuramente generato una maggiore attenzione alle digitalizzazione documenti, che è comune a tutte le aziende così come alle pubbliche amministrazioni, ma l’effettivo workflow documentale è completamente differente per ogni realtà. Disponiamo, naturalmente, di soluzioni standard che possono costituire per molte aziende un valido punto d'ingresso nel mondo della gestione documentale, ma siamo costantemente aggiornati e pronti per realizzare un software che si integri davvero con ogni particolarità del lavoro del nostro cliente e risolva quelle problematiche ed esigenze specifiche soltanto a lui. Lavorando sia con privati che con le pubbliche amministrazioni siamo abituati ad esaminare e gestire le esigenze più diverse. Ci sono aziende per le quali la conservazione digitale va poco oltre il bisogno di avere comodo accesso alla fattura elettronica in associazione con i documenti correlati ad uno stesso cliente, così come realtà nelle quali il document management deve necessariamente essere gestito su una piattaforma cloud per essere accessibile con facilità da sedi remote, o altre ancora nelle quali la risposta migliore alle esigenze di conservazione digitale si rivela una soluzione interamente in outsourcing.

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