Lettura ottica semplice e affidabile
Gestione documentale efficiente e sicura
Con le nostre soluzioni si lavora meglio e si risparmia!


Scopri come
  • MicroLECTOR
  • Questionari di Gradimento
  • Questionari Ecm
  • Test di Valutazione
  • Prove Concorsuali
  • Controlli di Produzione e Fermi Macchina
  • UniLECTOR
  • Documenti compilati a mano
  • Schede Carte Fedeltà
  • Rapportini di Lavoro
  • Schede Anagrafiche
  • Contravvenzioni e Notifiche
  • TabOCR
  • Fatture del Ciclo Passivo
  • Documenti di Trasporto
  • Acquisizione Ordini
  • Acquisizione Contratti
  • Polizze e Sinistri
  • PSReader
  • Protocollazione Fisica
  • Acquisizione Immagine
  • Archiviazione digitale
  • MobiLECTOR
  • Acquisizione documentale con dispositivi mobile

La Gestione Documentale


La gestione documentale consiste nell’elaborazione dei documenti digitalizzati in un apposito sistema allo scopo di associarli e collegarli in base ai dati che contengono, in maniera totalmente automatica. In questo senso è quindi è il completamento del processo che inizia con l’archiviazione documentale: se infatti quest’ultima consiste nel creare uno spazio digitale nel quale immagazzinare, correttamente indicizzate, le versioni digitalizzate dei documenti più diversi, la gestione documentale va molto oltre.

Come funzionano i software per la gestione documentale?


Come abbiamo visto, i sistemi di lettura ottica possono permettere di estrarre automaticamente dalla scansione di un documento i dati significativi come indici di archiviazione – ad esempio i numeri di fattura, o i nomi dei clienti, o i codici prodotto; in alternativa questi dati possono essere immessi a mano da un operatore.

In un sistema completo di gestione documentale questa procedura viene portata molto oltre. L’intero contenuto documento viene acquisito dal software, e quindi tutti i dati – letteralmente ogni numero e ogni parola – presenti diventano indici secondari associati al documento stesso. Questo permette applicazioni diverse:
  • Se una foto di un pezzo meccanico include il dettaglio della stampigliatura con il codice prodotto, il sistema può riconoscerlo, ed essere istruito ad utilizzare quel dato come indice. Ricercando quel codice prodotto, così, il software di gestione documentale restituirà anche la sua foto, oltre ai documenti nei quali il pezzo viene venduto o discusso;
  • L’indice così ottenuto può essere utilizzato dal programma di gestione per decidere di associare – magari salvandoli in una stessa cartella dell’archivio – sia la foto del pezzo che il pdf del disegno tecnico, oltre al documento che ne contiene l’analisi tecnica, i brevetti, e qualsiasi altro carteggio relativo. L’archivio diventa così intelligente, ossia capace di comprendere quali documenti siano fra loro collegati, facilitando enormemente il lavoro degli operatori.

Le componenti dei sistemi di gestione documentale


Concorrono a creare un sistema di gestione documentale tutta una serie di componenti essenziali:
  • L'indicizzazione: ogni documento, oltre ai dettagli del proprio contenuto, è anche caratterizzato da una serie di informazioni (la data di creazione, il numero d'ordine, il codice cliente, l'identificativo di pratica...) che permettono di caratterizzarlo e identificarlo. Una delle funzioni basilari di un buon sistema di gestione elettronica documentale è quella di estrarre automaticamente (tramite tecnologia OCR) questi metadati dal documento durante la scansione, e assegnarli come “etichette” elettroniche che accompagnino il file digitale nell'archivio e ne permettano il recupero immediato da parte degli utenti. Il sistema documentale renderà così possibile agli utenti rintracciare immediatamente le informazioni che loro occorrono.
  • L'Integrazione: un buon sistema di gestione documentale deve entrare a far parte della normale metodologia lavorativa del personale, ed essere una risorsa e uno strumento, non un peso aggiuntivo. Per questo è fondamentale che il software documentale scelto si interfacci con qualsiasi applicazione utilizzata per il normale lavoro quotidiano (dal programma di videoscrittura al software gestionale) e permetta di archiviare e recuperare i documenti interrompendo il meno possibile il normale flusso del lavoro. Questo punto, che molti sottovalutano, è basilare per poter sfruttare davvero tutto il grande potenziale dei sistemi di gestione documentale.
  • L'archiviazione: esattamente come quando si gestisce a mano un archivio pieno di pratiche cartacee, anche quando si opera con un software di gestione documentale e si lavora con file digitalizzati l'elemento fondamentale è sempre lo stesso: la facilità di identificare e recuperare la documentazione necessaria in un preciso momento.
  • La sicurezza: nei software documentali evoluti è prevista anche una precisa tracciabilità degli accessi ai file con un sistema di privilegi d'accesso, così da permettere la visione dei documenti soltanto a chi ne ha l'autorizzazione, e perfino assicurarne il passaggio nell'ordine corretto dall'una all'altra delle figure che possono, in molti casi, doverli utilizzare e modificare in un preciso ordine per portare a termine una pratica.

Il nostro approccio alla gestione documentale


Occupandoci di lettura ottica e acquisizione dati, è naturale che progettiamo per la nostra clientela anche soluzioni personalizzate di gestione dei documenti digitali. Nonostante i punti fissi che abbiamo identificato, infatti, e che valgono per qualsiasi software documentale, la realtà lavorativa di ogni azienda ha delle caratteristiche e delle specificità che richiedono una progettazione personalizzata dei dettagli. Disponiamo, naturalmente, di soluzioni standard che possono costituire per molte aziende un valido punto d'ingresso nel mondo della gestione documentale, ma siamo costantemente aggiornati e pronti per realizzare un software che si integri davvero con ogni particolarità del lavoro del nostro cliente e risolva quelle problematiche ed esigenze specifiche soltanto a lui.

Contattaci per avere maggiori ragguagli o per fissare un incontro: puoi interagire direttamente con noi in Chat cliccando sul "Supporto Live" in basso a destra quando siamo on line, o se preferisci puoi mandarci un messaggio cliccando sul bottone qui sotto.