OCR PER LA CORRISPONDENZA

InVia è un ufficio postale privato in movimento. Ogni giorno, i suoi postini percorrono velocemente le strade di Milano con veicoli elettrici per ritirare e consegnare la posta. Per garantire la rintracciabilità e l'accessibilità totale della corrispondenza, l'ufficio postale ha scelto di automatizzare la raccolta dei dati presenti sulle buste di lettere.

Il processo manuale di inserimento nei sistemi aziendali dei dati di posta ordinaria, raccomandate, ricevute e notifiche di atti giudiziari avrebbe richiesto all’ufficio postale oltre le 5 ore giornaliere di lavoro, rallentando le operazioni e limitando il numero di spedizioni gestibili.

InVia ha, quindi, deciso di adottare la lettura ottica per velocizzare l’estrazione di codici a barre e dati del destinatario, presenti sulle buste, e indispensabili per l’identificazione univoca e il richiamo di ogni lettera. 

La risposta a queste esigenze è stata TabOCR: il sistema di lettura ottica che ha trasformato radicalmente il processo di elaborazione e archiviazione dei dati di spedizione, permettendo all’ufficio postale privato di:

• digitalizzare: convertire grandi volumi di lettere cartacee in un formato digitale accessibile, con pochi clic.

• automatizzare: velocizzare l’acquisizione dei dati di intestazione della corrispondenza.

• archiviare: importare direttamente immagini e dati nei sistemi aziendali, facilitandone il recupero e la consultazione.

Su richiesta del cliente e grazie alla flessibilità di implementazione dei nostri applicativi, TabOCR è stato fornito in modalità SaaS su cloud. Inoltre, tutti gli scanner degli uffici postali di InVia sono stati programmati per interfacciarsi in remoto con il server online. Ecco come funziona:

1. La scansione delle lettere crea dei “pacchetti”.
2. Il cliente accede a TabOCR via web e avvia il sistema.
3. Il sistema OCR in autonomia preleva i “pacchetti” e ne elabora il contenuto segnalando eventuali dati dubbi da correggere.
4. Un file .csv, contenente i dati letti, viene creato e utilizzato per rinominare ogni file immagine con i dati relativi.

TabOCR in modalità SaaS offre numerosi vantaggi:

• accessibilità remota: l'utente può accedere al software tramite Internet, da qualsiasi luogo, senza installazioni locali;

• gestione leggera: manutenzione e aggiornamenti restano sul cloud, senza pesare sui server aziendali;

• scalabilità: TabOCR in SaaS mantiene inalterata la sua usabilità indipendentemente dalla distanza fisica e si presta ad essere utilizzato in contesti semplici o più complessi;

• riduzione dei costi: nessun investimento iniziale, riduzione dei costi operativi.

A questi vantaggi vanno aggiunti quelli relativi alla tecnologia di lettura ottica: dati affidabili e totalmente accessibili, ottimizzazione di tempi e costi dovuta a processi più efficienti.

“Siamo soddisfatti del sistema di lettura ottica TabOCR che ci permette di catturare tutti i dati necessari in un’ora di lavoro al giorno. La stessa attività, svolta manualmente, ci avrebbe richiesto 5 o 6 ore!” afferma il responsabile della gestione generale e commerciale di InVia SpA.

La lettura ottica ha rivoluzionato la gestione della corrispondenza di InVia, migliorandone l'efficienza, la sicurezza e la rintracciabilità. Scopri come TabOCR può trasformare la tua gestione documentale. Contattaci oggi stesso per una consulenza personalizzata gratuita!