Gestire ogni giorno un elevato numero di documenti di trasporto significa dover acquisire, organizzare e recuperare rapidamente informazioni fondamentali per le attività logistiche. Quando queste operazioni vengono svolte manualmente, aumentano i tempi di lavorazione e il rischio di errori. L’automazione della gestione dei DDT permette di semplificare questo processo, dalla lettura dei documenti fino alla loro archiviazione digitale.
Lindt & Sprüngli, azienda specializzata nella produzione di cioccolato, gestisce una rete internazionale di stabilimenti e distribuzione, con un flusso quotidiano di centinaia di documenti di trasporto (DDT) emessi e ricevuti.
La gestione manuale di questi documenti richiedeva un importante impegno amministrativo e rallentava la registrazione delle merci. L’esigenza era automatizzare l’acquisizione delle informazioni e l’organizzazione dei DDT, migliorandone la tracciabilità e facilitando il recupero dei documenti.
Dalla lettura ottica dei DDT all’indicizzazione e archiviazione digitale
Per automatizzare il processo, Lindt & Sprüngli ha adottato MicroLECTOR, la soluzione di riconoscimento ottico ed estrazione automatica dei dati documentali, tecnologia che ha trovato la sua evoluzione nell’attuale soluzione Optic, che utilizza l’intelligenza artificiale per migliorare ulteriormente precisione e rapidità nell’acquisizione delle informazioni.
Il sistema acquisiva i DDT in formato immagine e ne riconosceva automaticamente le informazioni principali, tra cui numero e data del documento, fornitore, articoli e quantità. I dati estratti venivano trasformati in informazioni digitali utilizzabili, riducendo le attività di registrazione manuale.
Le informazioni riconosciute venivano, inoltre, utilizzate per indicizzare e rinominare automaticamente i file, facilitandone l’identificazione e la successiva ricerca. Il flusso documentale così organizzato veniva infine archiviato automaticamente nel cloud aziendale di Lindt & Sprüngli, rendendo i DDT rapidamente disponibili per la consultazione.
Meno attività manuali e documenti di trasporto facilmente accessibili
L’automazione della gestione documentale ha permesso a Lindt & Sprüngli di semplificare le operazioni amministrative legate ai DDT, dalla lettura delle informazioni fino all’archiviazione:
- Riduzione dei tempi di gestione, grazie all’acquisizione automatica dei dati dai documenti di trasporto
- Maggiore accuratezza delle informazioni, limitando gli errori associati alla trascrizione manuale
- Ricerca e recupero più rapidi dei documenti, attraverso l’indicizzazione e la rinomina automatica dei file
- Archiviazione digitale centralizzata, con i DDT organizzati e disponibili nel cloud aziendale
- Gestione logistica più efficiente, grazie alla maggiore rapidità e accessibilità delle informazioni relative alle forniture.
Il progetto ha quindi ridotto il lavoro necessario per gestire grandi volumi di DDT, rendendo più semplice sia l’acquisizione dei dati che la consultazione successiva dei documenti.
Quando automatizzare i DDT significa semplificare l’intero flusso documentale
Il caso Lindt & Sprüngli dimostra come l’automazione possa intervenire su più fasi della gestione dei documenti di trasporto. Il valore del progetto non si limitava all’estrazione delle informazioni, ma comprendeva anche l’indicizzazione, l’organizzazione dei file e la loro archiviazione automatica, rendendo i DDT più facilmente accessibili e riducendo le attività manuali.
Quando l’esigenza si estende alla gestione dell’archivio documentale, Cosmic consente di organizzare e conservare i DDT in modo strutturato sul cloud, facilitandone la ricerca, la consultazione e l’accesso anche da remoto.
Se anche nella tua azienda la gestione dei DDT richiede ancora attività manuali di lettura, registrazione, indicizzazione o archiviazione, possiamo aiutarti ad automatizzare il processo e a rendere le informazioni più facilmente accessibili. Compila il form qui sotto per raccontarci la tua esigenza.
