Massimo è il responsabile della produzione in un’azienda manifatturiera che produce componenti per automobili di lusso. La sua giornata inizia dal gestionale: qui trova gli ordini da produrre, le quantità previste e le informazioni necessarie per organizzare le attività. La raccolta dei dati di produzione è già molto avanzata, ma nel processo rimangono alcuni passaggi manuali meno evidenti.
È una situazione ibrida: i dati ci sono, ma non tutti percorrono la stessa strada e diventano disponibili nei sistemi aziendali nello stesso momento.
È proprio in questi passaggi che possiamo trovare nuovi margini di automazione: collegare le informazioni che nascono in reparto ai sistemi che devono utilizzarle, senza reinserire manualmente dati che sono già stati raccolti.
Seguiamo Massimo durante la sua giornata per scoprire dove si interrompe il flusso dei dati di produzione e quali opportunità di automazione si nascondono tra il reparto e i sistemi aziendali.
Indice dei contenuti
Cosa dobbiamo produrre oggi? Dal gestionale al reparto
La prima domanda della giornata per Massimo è semplice: cosa dobbiamo produrre oggi? La risposta è già nel gestionale. Qui può consultare gli ordini di produzione programmati, con le informazioni necessarie per organizzare le attività: articoli da realizzare, quantità previste, fasi di lavorazione ecc.
A questo punto le indicazioni devono arrivare a chi eseguirà concretamente il lavoro. Le modalità possono essere diverse. In alcune aziende gli operatori consultano gli ordini attraverso postazioni o strumenti digitali, che possono utilizzare anche per registrare i dati raccolti durante la produzione. In altre, l’ordine è accompagnato da un documento operativo generato a partire dai dati presenti nel sistema, come una bolla di lavorazione.
La bolla può quindi riportare informazioni già note come il riferimento dell’ordine, articoli e quantità da produrre, operazioni previste e relativi tempi. Durante la lavorazione, lo stesso documento può essere utilizzato per registrare i dati effettivi sulla produzione.
Per Massimo, in questa prima fase il flusso funziona: le informazioni necessarie per iniziare la produzione sono disponibili e raggiungono il reparto. Il primo vero punto di attenzione arriva dopo. L’ERP conosce ciò che è stato pianificato. Ma non può sapere in anticipo ciò che accadrà durante la lavorazione. Quanti pezzi saranno effettivamente prodotti? Quanto durerà una fase? Ci saranno scarti o fermi?
Con l’avvio delle macchine iniziano a nascere nuovi dati. E ora Massimo deve capire come vengono raccolti e come arrivano nei sistemi aziendali.
A che punto siamo davvero? La raccolta dei dati di produzione
La produzione è iniziata e, qualche ora dopo, Massimo ha bisogno di verificare l’avanzamento di un ordine. Ora le informazioni pianificate non bastano più. Per sapere a che punto è realmente la produzione servono i dati generati durante le lavorazioni: quantità prodotte, tempi effettivi, scarti, fermi macchina e avanzamento delle diverse fasi.
Questi dati possono essere raccolti direttamente da macchine o strumenti digitali oppure annotati sui documenti di produzione. E le diverse modalità possono convivere nello stesso processo. Massimo trova nel sistema alcuni dati già aggiornati, mentre altri sono ancora fermi sui documenti utilizzati in reparto.
Ed è qui che emerge il vero punto: informazioni utili allo stesso processo possono essere prodotte da fonti diverse e seguire percorsi differenti prima di diventare disponibili nei sistemi aziendali. In questa differenza può nascondersi uno dei passaggi manuali meno visibili del processo produttivo.
Perché alcuni dati non sono ancora disponibili nel sistema?
Massimo controlla l’ERP: una lavorazione risulta ancora da completare. In reparto, però, è già terminata e i dati effettivi sono stati registrati sulla bolla di lavorazione o scheda di produzione. L’informazione esiste, ma si trova ancora sul documento. Per aggiornare il sistema, qualcuno deve recuperare la bolla, individuare i dati necessari e inserirli nei campi corrispondenti dell’ERP.
È un passaggio apparentemente semplice, ma crea una discontinuità nel flusso: un dato già raccolto durante la produzione deve essere inserito una seconda volta per poter essere utilizzato dai sistemi aziendali. Nel frattempo, ciò che è accaduto in reparto e ciò che Massimo vede nel gestionale non coincidono ancora.
L’aggiornamento dipende dai tempi del data entry e, finché il dato non entra nel sistema, anche le attività e le decisioni che dipendono da quell’informazione possono subire ritardi. A questo si aggiunge il rischio introdotto da ogni nuova trascrizione: un valore può essere digitato o associato in modo errato.
Il problema, quindi, non è soltanto il tempo dedicato all’inserimento manuale. È il ritardo con cui un’informazione già disponibile diventa utilizzabile dal resto del processo. Ed è proprio questo il passaggio che vale la pena analizzare prima di pensare a interventi più ampi sull’intero processo produttivo.
Dove si è fermata la produzione? Ricostruire cosa è successo
Nel pomeriggio Massimo nota che una lavorazione ha richiesto più tempo del previsto. Per capire cosa è successo, il dato finale non basta: deve ricostruire ciò che è avvenuto in reparto. C’è stato un fermo macchina? Quanto è durato? La produzione è ripartita regolarmente? Sono stati registrati degli scarti?
Le informazioni possono esserci tutte, ma essere distribuite tra fonti cartacee e digitali. Avere tutti i dati, quindi, non significa necessariamente disporre subito di un’informazione completa e utilizzabile. La priorità diventa quindi individuare quali informazioni mancano ancora al flusso e collegarle a quelle già presenti.
Se, per esempio, un fermo macchina è già stato rilevato automaticamente, non ha senso estrarre lo stesso dato da una scheda. Se invece un’informazione necessaria al consuntivo esiste soltanto sul documento compilato in reparto, è quel passaggio che deve essere preso in considerazione. L’obiettivo è evitare che proprio l’informazione necessaria a completare il quadro rimanga isolata dal resto del processo.
Come automatizzare i dati che restano sui documenti di produzione
Massimo ha individuato il punto più debole della catena: le informazioni raccolte sui documenti di produzione devono essere trasferite manualmente nei sistemi aziendali. Per automatizzare questo passaggio non è necessario riprogettare l’intero processo. Se ERP, macchine e strumenti digitali svolgono già il loro compito, si può intervenire proprio sul collegamento ancora manuale.
Le bolle o le schede compilate in reparto possono essere acquisite digitalmente e analizzate attraverso tecnologie OCR e AI documentale, che individuano le informazioni necessarie e le trasformano in dati strutturati utilizzabili nei passaggi successivi.
Il riconoscimento può riguardare testo dattiloscritto e manoscritto, barcode e marcature, elementi che possono convivere proprio nei documenti operativi utilizzati in produzione. A questo punto rimane però un passaggio fondamentale: come far arrivare automaticamente i dati estratti nell’ERP o negli altri sistemi aziendali?
Come integrare i dati di reparto nell’ERP e negli altri sistemi aziendali
Estrarre automaticamente i dati da una bolla o da una scheda di produzione non basta. Per Massimo, il processo si chiude quando le informazioni estratte raggiungono effettivamente il sistema che deve utilizzarle.
I dati utili estratti, come numero dell’ordine, quantità prodotte, tempi o scarti, vengono sottoposti a controlli di validazione per individuare eventuali anomalie, incongruenze o informazioni incerte. E se un’informazione non può essere validata automaticamente? Il dato viene sottoposto alla verifica di un operatore, evitando che un valore incerto prosegua automaticamente nel flusso come se fosse corretto.
Una volta validati, i dati strutturati sono pronti per essere esportati in formati elettronici compatibili con l’architettura aziendale e integrati con l’ERP di Massimo, database ODBC, repository aziendali o altri applicativi.
Il flusso può così completarsi: ERP → reparto → raccolta dei dati → acquisizione → estrazione → validazione → esportazione e integrazione → ERP
Il risultato non è semplicemente un documento letto automaticamente: è un dato che viene riconosciuto, controllato e reso disponibile ai sistemi aziendali senza dover essere trascritto una seconda volta.
Quali vantaggi porta l’automazione della raccolta dei dati di produzione?
A fine giornata, per Massimo il vantaggio non consiste semplicemente nell’aver eliminato qualche attività di data entry. Automatizzare il passaggio dei dati dai documenti ai sistemi aziendali permette soprattutto di ridurre la distanza tra ciò che accade in reparto e le informazioni disponibili per gestire la produzione.
In concreto significa:
- Meno inserimenti manuali, perché un dato già registrato durante la produzione non deve essere digitato una seconda volta
- Informazioni disponibili e aggiornate più rapidamente, così da prendere decisioni tempestive senza dover attendere i tempi di trascrizione
- Meno possibilità di errore, eliminando un passaggio di trascrizione e introducendo controlli sui dati riconosciuti
- Maggiore continuità tra processi produttivi e documentali, perché anche i dati che nascono sui documenti possono raggiungere ERP e altri sistemi aziendali.
Il risultato è un processo in cui strumenti digitali, documenti e sistemi aziendali non devono necessariamente essere sostituiti, ma riescono a comunicare bene tra loro.
Conclusioni
Alla fine della giornata di Massimo, torniamo al punto da cui siamo partiti: l’automazione della produzione può essere già avanzata e lasciare comunque alcuni passaggi manuali meno evidenti.
Quando il punto di discontinuità è un documento, Optic permette di acquisirne e interpretarne le informazioni, validare i dati ed esportarli verso ERP, database e altri sistemi aziendali, senza doverli trascrivere nuovamente a mano.
L’automazione può poi estendersi anche alla gestione dei processi e delle comunicazioni. Con Automic, ad esempio, è possibile gestire determinate attività legate alla produzione e ricevere notifiche e avvisi in tempo reale attraverso canali come WhatsApp e Telegram.
Ma il punto di partenza rimane lo stesso: fare in modo che un’informazione già disponibile non si fermi lungo il percorso, ma arrivi dove serve senza inutili passaggi manuali.
Vuoi capire se nei tuoi processi produttivi ci sono dati ancora bloccati tra documenti e sistemi aziendali? Contattaci per analizzare insieme il flusso e individuare dove può essere automatizzato.
FAQ
No. Se bolle e schede continuano ad avere una funzione utile in reparto, possono rimanere parte del processo. L’automazione può intervenire a valle, acquisendo e validando i dati registrati sui documenti e rendendoli disponibili ai sistemi aziendali senza doverli trascrivere manualmente.
Attraverso tecnologie OCR e AI documentale, i dati vengono estratti dalle bolle di lavorazione, validati e trasformati in informazioni strutturate, pronte per essere esportate in formati compatibili con l’architettura aziendale. Possono così essere integrate nell’ERP o rese disponibili a database, repository e altri applicativi, senza richiedere una nuova trascrizione manuale.
Sì. Optic può riconoscere anche informazioni manoscritte presenti sui documenti, oltre a testo dattiloscritto, barcode e marcature. La possibilità di automatizzare l’acquisizione va comunque valutata sui documenti realmente utilizzati, considerando modalità di compilazione e qualità del documento acquisito.
