Quando il numero di documenti aumenta, attività apparentemente semplici come registrare un DDT o archiviare una fattura possono trasformarsi in un processo lungo e complesso. Per questo l’automazione documentale è diventata uno strumento strategico per ridurre il lavoro manuale, velocizzare la disponibilità delle informazioni e migliorare il controllo dei processi amministrativi. Gruppo Loccioni, realtà internazionale specializzata nell’automazione industriale, gestisce ogni giorno un elevato volume di Documenti di Trasporto e fatture provenienti da diverse sedi operative.
La registrazione manuale dei dati richiedeva tempo e continui controlli, mentre la gestione decentralizzata dei documenti rendeva più difficile condividere rapidamente le informazioni tra i diversi uffici aziendali.
L’obiettivo era semplificare la gestione documentale, ridurre le attività di data entry e rendere immediatamente disponibili i dati necessari alle attività amministrative e logistiche.
Automazione documentale con OCR: dall’acquisizione dei dati all’integrazione con il gestionale
Per raggiungere questo risultato, Gruppo Loccioni ha scelto TabOCR, oggi evoluto nel sistema Optic, la soluzione Datasis dedicata all’acquisizione automatica dei dati contenuti nei documenti aziendali.
Grazie alla tecnologia OCR, il sistema acquisisce automaticamente le informazioni presenti nei DDT e nelle fatture, comprese le righe di dettaglio degli articoli e i principali dati amministrativi. I dati estratti vengono trasferiti direttamente al gestionale aziendale, mentre i documenti provenienti dalle diverse sedi vengono archiviati e centralizzati in modo automatico.
L’automazione documentale ha così permesso di eliminare gran parte delle attività manuali e di creare un flusso più rapido, uniforme e facilmente controllabile.
Informazioni subito disponibili: i vantaggi dell’automazione documentale
L’introduzione di TabOCR ha portato benefici concreti all’organizzazione di Gruppo Loccioni, tra i quali:
- Riduzione del 70% dei tempi di gestione dei Documenti di Trasporto e delle fatture
- Acquisizione automatica dei dati con conseguente diminuzione delle attività di inserimento manuale
- Condivisione immediata delle informazioni tra le diverse sedi operative
- Archiviazione centralizzata dei documenti per una consultazione più semplice e veloce
- Maggiore efficienza amministrativa grazie all’integrazione con il gestionale aziendale
- Riduzione dei costi operativi associati alla gestione documentale.
Grazie a TabOCR, Gruppo Loccioni ha trasformato la gestione di DDT e fatture in un processo più veloce, preciso e facilmente scalabile.
Automazione documentale di successo, raccontata dal cliente
Il responsabile della sede operativa di Ancona, racconta:
“Le alte performance di acquisizione dei dati contenuti nei Documenti di Trasporto hanno portato a un aumento dell’efficienza aziendale di oltre l’80% e un risparmio di tempo nella gestione dei DDT di circa il 70%.”
Questo progetto di automazione documentale ha consentito al Gruppo Loccioni di semplificare il ciclo passivo, migliorare la disponibilità delle informazioni e ridurre significativamente il tempo dedicato alla gestione dei documenti.
La tecnologia che abbiamo utilizzato per questo progetto rappresenta oggi una delle basi evolutive di Optic, la soluzione di Document AI che permette di rendere ancora più efficace l’automazione dei documenti aziendali. Per una gestione centralizzata e accessibilità piena ai tuoi documenti aziendali puoi approfondire Cosmic, la piattaforma di gestione documentale cloud con OCR intelligente integrato.
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