La digitalizzazione degli ordini cartacei permette alle aziende che ricevono richieste di acquisto su moduli cartacei, anche compilati a mano, di acquisire automaticamente le informazioni commerciali, riducendo i tempi di elaborazione e il rischio di errori.
Questa esigenza riguardava anche Giordano Vini, azienda vinicola italiana con sede ad Alba, nelle Langhe, specializzata nella produzione e nella vendita diretta di vini e prodotti enogastronomici a clienti italiani ed europei.
La gestione di un elevato numero di ordini provenienti da mercati diversi comportava l’elaborazione quotidiana di numerosi documenti cartacei. L’inserimento manuale delle informazioni richiedeva tempo ed esponeva l’azienda a possibili errori di trascrizione. Giordano Vini aveva quindi bisogno di automatizzare l’acquisizione dei dati contenuti negli ordini e renderne più semplice l’archiviazione e la consultazione.
Digitalizzazione ordini cartacei: dall’acquisizione dei documenti all’estrazione dei dati
Per rispondere a questa esigenza, Giordano Vini ha adottato UniLECTOR, il sistema di riconoscimento ottico successivamente evoluto in Optic, che integra l’intelligenza artificiale per potenziare ulteriormente il riconoscimento e l’elaborazione automatica delle informazioni contenute negli ordini cartacei.
I documenti cartacei venivano digitalizzati e interpretati dal software, che riconosceva i principali dati commerciali, tra cui cliente, prodotti ordinati, quantità e prezzi.
Le informazioni estratte erano così disponibili senza dover essere trascritte manualmente, riducendo il rischio di errori e semplificando la registrazione degli ordinativi. Parallelamente, i documenti venivano archiviati digitalmente, facilitandone la ricerca e la consultazione.
Meno errori e tempi più rapidi nella gestione degli ordini cartacei
L’automazione dell’acquisizione dei dati ha consentito a Giordano Vini di semplificare l’elaborazione degli ordini ricevuti attraverso i canali tradizionali, migliorando l’accuratezza delle informazioni e riducendo il lavoro amministrativo. I principali benefici ottenuti sono stati:
- Riduzione degli errori di trascrizione, grazie al riconoscimento automatico delle informazioni contenute negli ordini
- Diminuzione dei tempi di elaborazione, con una registrazione più rapida delle richieste dei clienti
- Archiviazione digitale degli ordini, per una ricerca e consultazione più semplice dei documenti
- Maggiore efficienza nella gestione degli ordinativi, a supporto delle successive attività di evasione e consegna.
La soluzione ha contribuito a rendere più fluido il trattamento degli ordini cartacei, semplificando il lavoro degli operatori e migliorando l’organizzazione della documentazione commerciale.
Dalla carta all’archivio digitale: una gestione degli ordini più efficiente
Il caso Giordano Vini dimostra come sia possibile automatizzare l’acquisizione dei dati dagli ordini cartacei, migliorando l’accuratezza delle informazioni e semplificando la gestione documentale.
Per completare il processo con una gestione strutturata dell’archivio, Cosmic consente di conservare gli ordini sul cloud, rendendoli facilmente ricercabili e consultabili anche da remoto.
Se anche nella tua azienda la gestione degli ordini richiede ancora attività manuali di registrazione e archiviazione, possiamo aiutarti ad automatizzare il processo. Compila il form qui sotto per raccontarci la tua esigenza.
