Ricevere più ordini è sempre una buona notizia. Gestirli manualmente, molto meno. Quando il volume delle richieste cresce, l’automazione degli ordini clienti permette di acquisire automaticamente le informazioni contenute nei moduli d’ordine, riducendo il lavoro manuale e accelerando l’intero processo di elaborazione.
Borgione Centro Didattico, azienda di Torino specializzata nella distribuzione di materiale scolastico e didattico, riceve ogni giorno un elevato numero di ordini provenienti da scuole e istituti di tutta Italia. La trascrizione manuale dei dati richiedeva tempo, precisione e continui controlli, con un rallentamento operativo e un aumento delle possibilità di errore. Per questi motivi, l’azienda aveva l’esigenza di automatizzare il processo di acquisizione degli ordini clienti, migliorare la qualità dei dati e ridurre il tempo dedicato alle attività di data entry.
OCR ordini clienti: dall’estrazione dati all’import automatico nel gestionale
Per rispondere a queste esigenze, Borgione ha scelto TabOCR, oggi evoluto nel sistema Optic, la soluzione Datasis per il riconoscimento ottico automatico dei dati sui documenti. Il sistema acquisisce gli ordini clienti, identificando istantaneamente informazioni come anagrafica cliente, numero e data dell’ordine, codici articolo e quantità richieste.
I dati così acquisiti vengono trasferiti in automatico nel gestionale AS400, eliminando gran parte dell’inserimento manuale e rendendo il processo più rapido, preciso e affidabile. Grazie al sistema di elaborazione automatica degli ordini, Borgione ha trasformato un’attività lunga e ripetitiva in un flusso automatizzato perfettamente integrato con i sistemi aziendali.
Più efficienza nella gestione degli ordini: i vantaggi dell’automazione
L’introduzione della soluzione di inserimento automatico ordini ha portato benefici concreti nella gestione dei moduli d’ordine, tra i quali:
- Riduzione del 70% delle attività di data entry degli ordini, con un notevole risparmio di tempo
- Eliminazione degli errori di trascrizione, grazie alla lettura OCR automatica dei documenti
- Integrazione diretta con il gestionale AS400, senza attività manuali di inserimento dati
- Maggiore velocità nell’elaborazione degli ordini, migliorando i tempi di risposta ai clienti
- Maggiore efficienza operativa, grazie alla riduzione delle attività ripetitive.
Grazie all’automazione documentale, Borgione ha reso l’acquisizione degli ordini più semplice, veloce e affidabile, permettendo agli operatori di concentrarsi sulle attività a maggior valore aggiunto.
Acquisizione ordini automatizzata con successo
L’esperienza maturata in questo progetto rappresenta ancora oggi un esempio concreto di come l’automazione degli ordini clienti possa rendere più efficienti i processi commerciali e amministrativi, migliorando la qualità dei dati e riducendo il tempo dedicato alle attività manuali.
La tecnologia TabOCR utilizzata nel progetto rappresenta oggi la base di Optic, la piattaforma che sfrutta OCR intelligente e intelligenza artificiale per automatizzare l’elaborazione dei documenti aziendali. Per chi desidera fare un ulteriore passo avanti, il nostro ecosistema comprende anche Automic, il chatbot intelligente che automatizza la gestione degli ordini ricevuti via WhatsApp e Telegram, raccoglie le informazioni necessarie e le trasferisce direttamente al gestionale, garantendo risposte rapide e un’esperienza cliente migliorata.
Siamo a tua disposizione per individuare la soluzione più adatta alle esigenze della tua organizzazione. Contattaci compilando il form qui sotto.
