Quando un intervento di manutenzione viene completato, resta un passaggio importante: rendere disponibili le informazioni su ciò che è stato fatto. Se i dati rimangono sui documenti cartacei e devono essere successivamente trascritti, il flusso informativo rallenta. La digitalizzazione dei rapportini di intervento permette di automatizzare proprio questo passaggio.
Liberty Lines SpA, compagnia specializzata nel trasporto marittimo veloce, utilizzava rapportini cartacei compilati dagli operatori al termine degli interventi di manutenzione e pulizia effettuati sulla flotta.
Le informazioni contenute nei documenti venivano poi registrate manualmente da personale dedicato, con il rischio di errori di trascrizione e tempi di elaborazione che potevano rallentare la gestione delle problematiche e incidere sull’organizzazione dei viaggi di aliscafi e catamarani. L’esigenza era acquisire automaticamente questi dati e renderli rapidamente disponibili nei sistemi aziendali.
Digitalizzare rapportini di intervento e schede di manutenzione: dalla carta al gestionale
Per automatizzare il processo, Liberty Lines ha adottato MicroLECTOR, il sistema di lettura ottica per l’estrazione automatica dei dati dai moduli aziendali, le cui funzionalità sono oggi integrate ed evolute in Optic, la soluzione di AI documentale che potenzia ulteriormente l’interpretazione e la classificazione delle informazioni.
Il progetto prevedeva l’utilizzo di documenti personalizzati e strutturati per facilitare la corretta acquisizione delle informazioni. Una volta compilati dagli operatori, i rapportini venivano acquisiti tramite scansione e MicroLECTOR ne riconosceva automaticamente i dati, evitando la successiva trascrizione manuale.
La soluzione acquisiva informazioni come data dell’intervento, operatore, imbarcazione coinvolta, ore di lavoro e attività svolta e ne automatizzava l’importazione nel gestionale. I dati raccolti durante gli interventi diventavano così rapidamente disponibili per aggiornare e monitorare le attività effettuate sulla flotta.
Dall’intervento al dato: i vantaggi dell’acquisizione automatica
Automatizzare l’acquisizione delle informazioni ha permesso a Liberty Lines di rendere più efficiente la gestione dei dati relativi agli interventi sulla flotta:
- Maggiore precisione dei dati, riducendo gli errori legati alla trascrizione manuale
- Informazioni disponibili più rapidamente, facilitando il monitoraggio degli interventi
- Minore carico di lavoro manuale, evitando di reinserire nel gestionale dati già presenti sui rapportini
- Gestione più efficiente degli interventi, grazie alla trasmissione più rapida delle informazioni
- Ottimizzazione delle risorse impiegate, riducendo tempi e attività dedicati alla registrazione manuale dei dati.
La digitalizzazione ha così accorciato il percorso tra l’intervento effettuato sull’imbarcazione e la disponibilità delle relative informazioni nei sistemi aziendali.
Quando il rapportino cartaceo entra nel flusso digitale
Il progetto Liberty Lines mostra come sia possibile integrare in un flusso digitale anche informazioni raccolte sul campo attraverso documenti cartacei. Il punto critico non era la compilazione del rapportino, ma il passaggio successivo: trasformare le informazioni riportate sul documento in dati strutturati e disponibili nel gestionale.
Se anche nella tua organizzazione i rapportini di intervento vengono compilati sul campo e successivamente trascritti nei sistemi aziendali, possiamo aiutarti ad automatizzare l’acquisizione dei dati. Compila il form qui sotto per raccontarci la tua esigenza.
