La digitalizzazione dei diari di bordo rappresenta un’opportunità per le aziende di trasporto pubblico che devono raccogliere quotidianamente informazioni sul servizio, registrare anomalie e rendere disponibili i dati operativi per le attività di controllo. Quando questi documenti vengono compilati su carta, la successiva elaborazione manuale può richiedere molto tempo e rendere più complessa la gestione centralizzata delle informazioni.
Questa esigenza riguardava anche AMT Genova, l’azienda di trasporto pubblico che gestisce servizi di mobilità nella città metropolitana di Genova, tra cui autobus, metropolitane, funicolari e ascensori.
Ogni giorno, gli autisti compilavano manualmente i diari di bordo per registrare le informazioni relative al servizio svolto e segnalare eventuali guasti o incidenti. La successiva acquisizione dei dati richiedeva attività ripetitive, con il rischio di errori di trascrizione e difficoltà nella consultazione dei documenti. L’azienda aveva quindi bisogno di automatizzare questo processo, migliorando l’accuratezza delle informazioni e la loro disponibilità per il monitoraggio del servizio.
Dai diari di bordo cartacei al gestionale: acquisizione e archiviazione automatica
Per rispondere a questa esigenza, AMT Genova ha adottato UniLECTOR, il sistema di riconoscimento ottico utilizzato per acquisire automaticamente le informazioni contenute nei diari di bordo compilati dagli autisti.
I documenti venivano sottoposti a scansione e interpretati automaticamente dal software, che riconosceva i dati operativi relativi a tratte, orari, segnalazioni di guasti, incidenti e altre informazioni sul servizio di trasporto.
Le informazioni estratte venivano quindi importate automaticamente nel sistema gestionale aziendale, eliminando la necessità di trascriverle manualmente e rendendole disponibili per le successive attività di controllo e valutazione.
Parallelamente, i diari di bordo venivano indicizzati e archiviati digitalmente, facilitando la ricerca e il recupero dei documenti. Questo processo consentiva di mantenere le modalità di compilazione utilizzate dagli autisti, automatizzando invece l’acquisizione, la registrazione e l’organizzazione delle informazioni.
La tecnologia di UniLECTOR si è successivamente evoluta in Optic, che integra l’intelligenza artificiale per potenziare ulteriormente la precisione e la rapidità nell’interpretazione dei dati documentali.
Meno attività manuali e informazioni più accessibili per il controllo del servizio
L’automazione della gestione dei diari di bordo ha consentito ad AMT Genova di migliorare l’elaborazione delle informazioni operative, riducendo il lavoro amministrativo e semplificando il monitoraggio delle attività di trasporto. I principali benefici ottenuti sono stati:
- Riduzione dei tempi di elaborazione, grazie all’acquisizione automatica dei dati contenuti nei diari di bordo
- Maggiore precisione delle informazioni, attraverso la riduzione degli errori legati alla trascrizione manuale
- Migliore tracciabilità del servizio, con dati operativi più facilmente disponibili per le attività di controllo
- Consultazione più rapida dei documenti, grazie all’indicizzazione e all’archiviazione digitale dei diari di bordo
- Maggiore tempestività nelle valutazioni operative, con informazioni utili per individuare anomalie e pianificare interventi correttivi.
Il progetto ha quindi permesso di semplificare un’attività quotidiana fondamentale per la gestione del trasporto pubblico, migliorando il passaggio dalle registrazioni effettuate dagli autisti alle informazioni utilizzate per il controllo del servizio.
Quando digitalizzare i diari di bordo significa migliorare la gestione del trasporto pubblico
Il caso AMT Genova dimostra come l’automazione documentale possa contribuire all’efficienza operativa anche nel settore della mobilità pubblica, dove la raccolta e la consultazione delle informazioni sul servizio rappresentano attività essenziali.
Il valore del progetto non si limitava alla lettura ottica dei diari di bordo, ma comprendeva anche il trasferimento automatico dei dati al gestionale e l’archiviazione digitale dei documenti, rendendo più semplice il recupero delle informazioni e riducendo le attività amministrative ripetitive.
Quando l’esigenza si estende alla gestione dell’archivio documentale, Cosmic consente di organizzare e conservare i documenti aziendali in modo strutturato sul cloud, facilitandone la ricerca, la consultazione e l’accesso anche da remoto.
Se anche nella tua azienda la gestione dei diari di bordo, dei rapporti di servizio o di altri documenti operativi richiede ancora attività manuali di acquisizione, registrazione e archiviazione, possiamo aiutarti ad automatizzare il processo e a rendere le informazioni più facilmente accessibili. Compila il form qui sotto per raccontarci la tua esigenza.
