La digitalizzazione dei formulari rifiuti permette alle aziende che si occupano di raccolta e smaltimento di automatizzare l’acquisizione dei dati contenuti nei FIR, riducendo le attività manuali di registrazione e archiviazione. Quando i formulari vengono compilati a mano dagli operatori, il successivo inserimento delle informazioni nel gestionale può richiedere molto tempo ed essere soggetto a errori.
Questa esigenza riguardava anche Cascina Pulita, azienda specializzata nella raccolta e nello smaltimento dei rifiuti agricoli, che doveva gestire quotidianamente i formulari compilati dagli operatori durante le attività di raccolta.
La registrazione manuale dei dati comportava tempi di elaborazione elevati, possibili errori di trascrizione e difficoltà nell’organizzazione dell’archivio documentale. L’obiettivo era quindi automatizzare l’acquisizione delle informazioni, centralizzare l’elaborazione dei formulari e semplificarne il recupero.
Dai FIR compilati a mano al gestionale: acquisizione automatica dei dati
Per rispondere a questa esigenza, Cascina Pulita ha adottato UniLECTOR, il sistema di riconoscimento ottico utilizzato per acquisire automaticamente le informazioni contenute nei formulari di identificazione dei rifiuti.
I FIR, compilati dagli operatori nelle diverse sedi, venivano sottoposti a scansione e inviati digitalmente alla sede centrale. Una volta ricevuti sul server centrale, i documenti venivano elaborati automaticamente da UniLECTOR, che riconosceva i dati di interesse, tra cui cliente, peso dei rifiuti e orario di ritiro.
Le informazioni estratte venivano quindi importate automaticamente nel gestionale aziendale, eliminando la necessità di trascriverle manualmente. Parallelamente, i formulari venivano indicizzati attraverso i dati acquisiti e archiviati digitalmente, facilitandone la ricerca e la consultazione.
Questo processo ha permesso di mantenere la compilazione dei documenti durante le attività di raccolta, automatizzando invece le successive operazioni di acquisizione, registrazione e archiviazione.
La tecnologia di UniLECTOR si è successivamente evoluta in Optic, che integra l’intelligenza artificiale per potenziare ulteriormente il riconoscimento e l’elaborazione automatica delle informazioni documentali.
Oltre il 75% di tempo risparmiato nella gestione dei formulari
L’automazione della lettura dei FIR ha consentito a Cascina Pulita di migliorare l’efficienza del processo documentale, riducendo il tempo dedicato all’inserimento dei dati e rendendo più semplice la gestione centralizzata delle informazioni. I principali benefici ottenuti sono stati:
- Riduzione dei tempi di lavoro di oltre il 75%, grazie all’acquisizione automatica dei dati
- Maggiore accuratezza delle informazioni, con meno errori legati alla trascrizione manuale
- Elaborazione centralizzata dei formulari, attraverso l’invio digitale dei documenti dalle diverse sedi
- Trasferimento automatico dei dati al gestionale, senza ulteriori attività di inserimento manuale
- Migliore accessibilità ai FIR, grazie all’indicizzazione e all’archiviazione digitale dei documenti.
Il progetto ha permesso di semplificare un’attività amministrativa quotidiana, rendendo più rapido il passaggio dalla compilazione dei formulari alla disponibilità dei dati nei sistemi aziendali.
La testimonianza del cliente: da 45 a circa 10 minuti
Il caso Cascina Pulita dimostra come la digitalizzazione dei formulari rifiuti possa semplificare la gestione documentale, dalla raccolta dei dati nelle diverse sedi fino alla loro integrazione nel gestionale aziendale.
Per completare il processo con una gestione strutturata dell’archivio, Cosmic consente di conservare i documenti sul cloud, rendendoli facilmente ricercabili e consultabili anche da remoto.
Se anche nella tua azienda la gestione dei formulari o di altri documenti compilati a mano richiede ancora attività manuali, possiamo aiutarti ad automatizzare l’acquisizione dei dati e la loro archiviazione. Compila il form qui sotto per raccontarci la tua esigenza.
