Un DDT che aspetta di essere registrato è un’informazione che non è ancora disponibile per la logistica. Per questo, quando ogni giorno i documenti da elaborare sono centinaia, velocizzare il passaggio dalla carta al gestionale diventa fondamentale. La digitalizzazione dei dati dei DDT permette di ottenere automaticamente le informazioni contenute nei documenti di trasporto, riducendo registrazioni manuali, controlli ed errori di trascrizione.
Link Group SPA, azienda specializzata nella produzione e vendita di utensili, lubrificanti, strumenti di misura, impianti di sollevamento e accessori per la lavorazione meccanica, gestisce quotidianamente un elevato flusso di DDT nei suoi diversi magazzini. La registrazione manuale dei documenti richiedeva tempo e attenzione e rallentava l’aggiornamento delle informazioni relative a magazzino e forniture.
L’esigenza era quindi rendere più rapido e affidabile l’intero flusso: dall’acquisizione automatica dei dati dei DDT alla loro disponibilità nei sistemi aziendali.
Digitalizzazione DDT con OCR: dalla lettura dei dati all’import nel gestionale
Per rispondere a queste esigenze, Link Group SPA ha adottato TabOCR, la tecnologia Datasis per la lettura ottica e l’estrazione automatica dei dati dai documenti, oggi evoluta nel sistema Optic. L’obiettivo era automatizzare non solo la lettura dei DDT, ma anche il passaggio delle informazioni verso i sistemi aziendali.
Il sistema acquisisce in pochi secondi i dati presenti sia nella testata sia nelle righe di dettaglio dei documenti di trasporto e li trasforma in un flusso strutturato pronto per essere importato nel gestionale. L’OCR DDT permette così di ridurre le attività di trascrizione e rendere più rapida e affidabile l’acquisizione delle informazioni necessarie alla gestione logistica.
Contestualmente, TabOCR genera un secondo flusso con le immagini indicizzate dei documenti, consentendone l’archiviazione digitale e la successiva consultazione. Dati e documenti seguono così un processo automatizzato che collega acquisizione, gestionale e archivio documentale.
Gestione dei Documenti di Trasporto: i vantaggi della digitalizzazione
L’introduzione di TabOCR ha reso più efficiente l’intero processo di gestione dei Documenti di Trasporto, con benefici concreti per le attività logistiche e documentali:
- Riduzione dei tempi di gestione dei DDT, grazie all’acquisizione e alla registrazione automatica dei dati
- Maggiore precisione delle informazioni, riducendo gli errori legati alla trascrizione manuale
- Import automatico dei dati nel gestionale, senza inserimenti ripetitivi da parte degli operatori
- Archiviazione e indicizzazione automatica dei documenti, per semplificarne ricerca e consultazione
- Maggiore efficienza del flusso logistico, grazie alla più rapida disponibilità delle informazioni.
Grazie alla digitalizzazione DDT, Link Group SPA ha reso più rapido e affidabile il passaggio delle informazioni dal documento ai sistemi aziendali, semplificando attività che prima richiedevano inserimenti, verifiche e archiviazioni manuali.
Dall’OCR DDT all’AI documentale: l’evoluzione della tecnologia
Il progetto Link Group mostra come l’automazione possa intervenire sull’intero percorso del documento: dall’estrazione dei dati, fino al trasferimento delle informazioni al gestionale e all’archiviazione digitale.
La tecnologia TabOCR utilizzata nel progetto rappresenta oggi una delle basi evolutive di Optic, la piattaforma Datasis che combina OCR intelligente e AI documentale per riconoscere, interpretare ed elaborare automaticamente le informazioni contenute nei documenti aziendali.
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