Ricevere un nuovo contratto via email è solo l’inizio del processo. Il documento deve essere elaborato, completato con timbro e firma, archiviato e infine restituito all’utenza di origine. L’automazione contratti permette di gestire questi passaggi in modo automatico, riducendo le attività manuali e velocizzando l’intero flusso documentale.
Axitea S.p.A., società leader in Italia nel settore della sicurezza, sviluppa soluzioni integrate e personalizzate per la protezione di aziende e privati. La gestione dei nuovi contratti comportava una sequenza di attività documentali che richiedeva l’intervento degli operatori nelle diverse fasi del processo. L’esigenza era quindi automatizzare il flusso di gestione contrattuale, dalla ricezione dei documenti fino alla loro archiviazione, rendendo il processo amministrativo più rapido, preciso e controllabile.
Automazione contratti con OCR: dalla ricezione via email all’archiviazione
Per automatizzare il processo, Axitea ha adottato TabOCR, la tecnologia per la lettura ottica e l’elaborazione automatica dei documenti, oggi evoluta nel sistema Optic. I contratti ricevuti via email vengono acquisiti dal sistema e sottoposti automaticamente a riconoscimento OCR.
La lettura OCR dei contratti permette di identificare le zone di accettazione previste nel documento e procedere con l’apposizione automatica di timbro e firma. Il contratto completato viene quindi salvato nell’apposita cartella di archiviazione, senza richiedere agli operatori di intervenire manualmente nei diversi passaggi.
Il flusso si conclude con la redistribuzione dei documenti alle utenze di origine. Ricezione, elaborazione, archiviazione dei contratti e reinvio vengono così gestiti all’interno di un processo automatizzato, semplificando le attività amministrative e migliorando la gestione documentale.
Gestione automatizzata dei contratti: i vantaggi per le attività amministrative
L’introduzione di TabOCR ha consentito ad Axitea di rendere più efficiente l’intero processo di gestione dei contratti, con benefici concreti per le attività amministrative:
- Automazione del flusso documentale, dalla ricezione del contratto fino alla sua archiviazione e redistribuzione
- Riduzione delle attività manuali, evitando interventi ripetitivi nelle diverse fasi del processo
- Archiviazione automatica dei contratti, per una gestione più ordinata e immediata dei documenti
- Maggiore rapidità di elaborazione, velocizzando il completamento dell’intero processo contrattuale.
Grazie all’automazione contratti, Axitea ha trasformato una sequenza di operazioni amministrative in un flusso documentale più rapido e controllato, riducendo l’intervento degli operatori e migliorando l’efficienza complessiva del processo.
Dall’OCR contratti all’AI documentale
Il progetto Axitea mostra come l’automazione documentale possa andare oltre la semplice acquisizione dei dati e intervenire sulle diverse attività che accompagnano un documento lungo il suo ciclo di gestione.
La tecnologia TabOCR utilizzata nel progetto rappresenta oggi una delle basi evolutive di Optic, la piattaforma che combina OCR intelligente e AI documentale per riconoscere, interpretare ed elaborare automaticamente le informazioni contenute nei documenti aziendali. Quando l’esigenza si estende alla gestione dell’archivio, Cosmic consente di conservare i contratti in modo strutturato sul cloud e di accedere rapidamente alla documentazione ovunque ci si trovi.
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