L’automazione della gestione dei verbali di contravvenzione permette di ridurre le attività manuali necessarie per acquisire, verificare e archiviare grandi quantità di documenti. Quando i verbali contengono informazioni stampate e manoscritte, la loro elaborazione può richiedere molto tempo, aumentando il rischio di errori e rallentando le attività amministrative.
Questa esigenza riguardava anche Adelante Dolmen, società milanese specializzata in servizi di supporto amministrativo e soluzioni digitali per aziende ed enti pubblici, impegnata nella gestione delle contravvenzioni elevate dalla Polizia Municipale.
Ogni settimana, l’azienda riceveva migliaia di verbali da elaborare. La gestione manuale di questi documenti comportava tempi di lavorazione elevati e possibili errori di trascrizione. Adelante Dolmen aveva quindi bisogno di automatizzare l’acquisizione delle informazioni, migliorarne la verifica e semplificare l’archiviazione dei documenti.
Dall’acquisizione dei verbali all’archiviazione digitale automatizzata
Per rispondere a questa esigenza, Adelante Dolmen ha adottato UniLECTOR, il sistema di riconoscimento ottico successivamente evoluto in Optic, che integra l’intelligenza artificiale per potenziare ulteriormente il riconoscimento e l’elaborazione automatica dei dati contenuti nei verbali di contravvenzione.
I documenti venivano sottoposti a scansione e successivamente elaborati dal software attraverso tecnologie OCR e ICR, che permettevano di riconoscere i dati stampati e manoscritti presenti nei verbali.
Le informazioni estratte venivano sottoposte a controlli incrociati per verificarne la correttezza, riducendo il rischio di errori nella registrazione dei dati. Il sistema automatizzava inoltre la registrazione e l’archiviazione digitale dei verbali, rendendo più semplice la consultazione delle informazioni e dello storico delle contravvenzioni.
Questo processo consentiva di gestire volumi elevati di documenti con un minore intervento manuale, semplificando le attività amministrative di acquisizione, verifica e organizzazione dei verbali.
Meno attività manuali e maggiore controllo sui verbali
L’automazione del processo ha consentito ad Adelante Dolmen di migliorare l’efficienza nella gestione delle contravvenzioni, rendendo più rapida l’elaborazione di grandi quantità di documenti. I principali benefici ottenuti sono stati:
- Riduzione dei tempi di elaborazione, grazie all’acquisizione automatica dei dati contenuti nei verbali
- Maggiore accuratezza delle informazioni, attraverso il riconoscimento OCR e ICR e i controlli incrociati sui dati
- Riduzione delle attività manuali, con un processo più efficiente di registrazione e archiviazione
- Migliore organizzazione documentale, grazie all’archiviazione digitale dei verbali
- Consultazione più rapida dello storico delle contravvenzioni, facilitando le attività di controllo amministrativo.
La soluzione ha permesso di trasformare un processo caratterizzato da elevati volumi documentali in un flusso di lavoro più rapido e organizzato, migliorando la disponibilità delle informazioni per le attività amministrative.
La testimonianza del cliente
Il caso Adelante Dolmen dimostra come l’automazione della gestione dei verbali di contravvenzione possa semplificare l’elaborazione di grandi volumi documentali, dalla lettura dei dati fino alla verifica e all’archiviazione.
Quando l’esigenza si estende alla gestione dell’archivio documentale, Cosmic consente di organizzare e conservare i documenti sul cloud, facilitandone la ricerca e la consultazione anche da remoto.
Se anche nella tua organizzazione la gestione di verbali o altri documenti amministrativi richiede ancora attività ripetitive di acquisizione, verifica e archiviazione, possiamo aiutarti ad automatizzare il processo. Compila il form qui sotto per raccontarci la tua esigenza.
