La Gestione Documentale

La gestione documentale è quella serie di procedure e metodologie tramite le quali un ufficio – o anche un'azienda nel suo complesso – si mette in condizione di tracciare, immagazzinare e recuperare tutta quella serie di documenti che quotidianamente produce nel corso della propria attività. Sebbene si possa parlare di gestione documentale anche per quanto riguarda un archivio interamente cartaceo, la tendenza degli ultimi anni è quella che punta ad un ufficio che eviti quanto più possibile lo spreco di carta, e quindi è ormai normale, oggi, intendere implicitamente un sistema di gestione documentale digitale.

Come funzionano i software per la gestione documentale?
Risalgono agli anni ottanta i primi esperimenti da parte delle case di programmazione per realizzare gli antenati dei moderni programmi per la gestione documentale: all'epoca, si trattava naturalmente di sistemi progettati per gestire elettronicamente archivi essenzialmente cartacei, che includessero al più, oltre ai normali documenti stampati, foto e immagini. Al crescere, tuttavia, della produzione digitale di documenti, l'interesse si spostò verso una gestione documentale completamente digitale, ossia costruita per acquisire indifferentemente i sempre più rari documenti cartacei ma anche tutti quei documenti prodotti direttamente in formato digitale. Naturalmente, a tale scopo, occorre innanzitutto un software che sia capace di acquisire i dati contenuti nei documenti cartacei, così da generarne versioni digitali che siano equiparabili, per metadati e gestibilità, a quelli nati già come file elettronici: per questo, un elemento essenziale dei sistemi di gestione documentale è sicuramente un software di riconoscimento OCR, che catturi il contenuto dei documenti nel momento stesso in cui vengono scansiti e archiviati come copie elettroniche. Ciò fatto, occorre che il programma di gestione documentale preveda un sistema di archiviazione, così da rendere possibile l'immagazzinamento ordinato e strutturato dei file generati, e il recupero, a partire da uno qualsiasi degli indici stabiliti (che possono essere i più diversi), di uno specifico documento o di un gruppo di documenti con punti in comune.

Le componenti dei sistemi di gestione documentale
Concorrono a creare un sistema di gestione documentale tutta una serie di componenti essenziali:
  • L'indicizzazione: ogni documento, oltre ai dettagli del proprio contenuto, è anche caratterizzato da una serie di informazioni (la data di creazione, il numero d'ordine, il codice cliente, l'identificativo di pratica... le possibilità sono innumerevoli) che permettono di caratterizzarlo e identificarlo. Una delle funzioni basilari di un buon software di gestione documentale è quella di estrarre automaticamente (tramite tecnologia OCR) questi metadati dal documento durante la scansione, e assegnarli come “etichette” elettroniche che accompagnino il file digitale nell'archivio e ne permettano il recupero immediato da parte degli utenti. Il sistema di gestione documentale renderà così possibile agli utenti rintracciare immediatamente le informazioni che loro occorrono.
  • L'Integrazione: un buon sistema di gestione documentale deve entrare a far parte della normale metodologia lavorativa del personale, ed essere una risorsa e uno strumento, non un peso aggiuntivo. Per questo è fondamentale che il software di gestione documentale scelto si interfacci con qualsiasi applicazione utilizzata per il normale lavoro quotidiano (dal programma di videoscrittura al software gestionale) e permetta di archiviare e recuperare i documenti interrompendo il meno possibile il normale flusso del lavoro. Questo punto, che molti sottovalutano, è basilare per poter sfruttare davvero tutto il grande potenziale dei sistemi di gestione documentale.
  • L'archiviazione: esattamente come quando si gestisce a mano un archivio pieno di pratiche cartacee, anche quando si opera con un software di gestione documentale e si lavora con file digitalizzati l'elemento fondamentale è sempre lo stesso: la facilità di identificare e recuperare la documentazione necessaria in un preciso momento. Un buon sistema di gestione documentale offre innanzitutto la massima possibilità di personalizzare, prendendoli come abbiamo visto proprio dal contenuto dei documenti stessi, gli indici e i criteri in base a cui organizza l'archivio; oltre a ciò, nei software di gestione documentale evoluti è prevista anche una precisa tracciabilità degli accessi ai file con un sistema di privilegi d'accesso, così da permettere la visione dei documenti soltanto a chi ne ha l'autorizzazione, e perfino assicurarne il passaggio nell'ordine corretto dall'una all'altra delle figure che possono, in molti casi, doverli utilizzare e modificare in un preciso ordine per portare a termine una pratica. In questo modo, il sistema di gestione documentale diventa anche uno strumento di organizzazione e razionalizzazione dei flussi di lavoro.


Il nostro approccio alla gestione documentale
Occupandoci di lettura ottica e acquisizione dati, è naturale che progettiamo per la nostra clientela anche soluzioni personalizzate di gestione documentale. Nonostante i punti fissi che abbiamo identificato, infatti, e che valgono per qualsiasi sistema per la gestione documentale, la realtà lavorativa di ogni azienda ha delle caratteristiche e delle specificità che richiedono una progettazione personalizzata dei dettagli. Disponiamo, naturalmente, di soluzioni standard che possono costituire per molte aziende un valido punto d'ingresso nel mondo della gestione documentale, ma siamo costantemente aggiornati e pronti per realizzare un software che si integri davvero con ogni particolarità del lavoro del nostro cliente e risolva quelle problematiche ed esigenze specifiche soltanto a lui.

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